In veel bedrijven werken departementen al jaren met dezelfde processen en tools. Denk aan Excel-bestanden, manuele administratie en losse systemen die aan elkaar gelinkt worden via tussenstappen (bijvoorbeeld via Excel). Deze werkwijze was misschien efficiënt in het verleden, maar is dit nog zo volgens de huidige normen? In deze blog gaan we dieper in op mogelijke indicaties om te investeren in automatisatie.
Deze signalen geven aan dat het tijd wordt om in jouw bedrijf automatisatie te overwegen.
1. Jullie spenderen veel tijd aan repetitieve administratieve taken
Herken je dit? Je team besteedt regelmatig uren aan het invoeren van data, het controleren van bestanden of het corrigeren van fouten. Dit is een teken dat er ruimte is voor automatisering. Digitale oplossingen kunnen deze repetitieve taken automatiseren, én menselijke fouten elimineren. Zo kan je team zich focussen op wat écht belangrijk is.
🔹 Voorbeeld: Een productiebedrijf gebruikt een grafische tool voor het ontwerpen van haar etiketten of verpakkingen voor de talrijke (lees: honderden) producten uit het gamma. De gegevens die op dergelijk etiket moeten staan, worden uit diverse systemen gehaald. Denk aan bijvoorbeeld veiligheidszinnen, productnamen, een barcode en gebruiksinstructies in verschillende talen. Deze info wordt in het betreffende systeem opgezocht en ge-“copy-paste” naar het etiketontwerp. Dit manuele proces kan volledig worden geautomatiseerd, zelfs wanneer bepaalde gegevens wijzigen, worden automatisch nieuwe etiketten ontworpen.
2. Jullie huidige software voelt als een beperking, niet als een oplossing
Standaardsoftware heeft zijn grenzen. Misschien mis je functionaliteiten die je workflow écht zouden verbeteren, of moet je regelmatig zoeken naar “workarounds” om het systeem toch te laten werken voor jullie specifieke processen. Als je merkt dat je software eerder tegenwerkt dan helpt, is het tijd om te kijken naar een maatwerkoplossing. Soms doet een stukje maatwerksoftware naast je standaard pakket wonderen….
🔹 Voorbeeld: Een bedrijf dat voor het plannen van onderhoudswerken van hun offshore windmolens vastloopt in standaardsoftware die geen rekening kan houden met hun specifieke planningsbehoeften zoals weersafhankelijkheid of productieverlies, heeft baat bij een op maat gemaakte tool die wél aansluit op hun unieke workflow.
3. Jullie data zit versnipperd over verschillende systemen die niet communiceren
Een doorsnee bedrijf heeft vaak een CRM-systeem, een boekhoudpakket of ERP, een PIM systeem en enkele Excel-bestanden. Als je medewerkers gelijkaardige informatie moeten onderhouden in verschillende systeem kost dat niet alleen tijd, maar verhoogt het ook het risico op menselijke fouten. Werknemers die regelmatig werken met data uit verschillende systemen, omdat hun werkproces niet binnen één systeem valt, verliezen kostbare tijd aan het verzamelen van de nodige data in bijvoorbeeld een Excel sheet. Vandaag is het mogelijk applicaties te ontwikkelen die data uit verschillende standaard applicaties combineert voor workflows die niet binnen één enkele standaard applicatie vallen.
🔹 Voorbeeld: Een op maat ontwikkeld platform dat automatisch technische productfiches in PDF-formaat genereert in verschillende talen. Producteigenschappen worden uit een R&D databank gehaald, productfoto’s uit het PIM systeem, veiligheidswaarschuwingen uit het ERP systeem en vertalingen uit een vertaal databank.
4. Je bedrijf groeit, maar je processen niet
Wat vroeger werkte in een klein team, loopt nu vast omdat je bedrijf is gegroeid. Manuele processen die eerst werkbaar waren, worden onhoudbaar wanneer het volume stijgt. Dit is hét moment om naar digitalisering te kijken.
🔹 Voorbeeld: Een HR-afdeling die sollicitaties manueel opvolgt, maar moeite heeft om het overzicht te bewaren bij een stijgend aantal kandidaten, kan profiteren van een digitaal systeem voor recruitmentbeheer.
5. Je klanten en werknemers verwachten meer
Consumenten zijn gewend geraakt aan snelle, digitale interacties. Diezelfde consumenten worden in hun job vaak geconfronteerd met processen die traag en omslachtig zijn, wat demotiverend werkt. Om dezelfde reden verwachten klanten in de B2B-wereld ook een betere, digitale klantenervaring. Bied je die niet, dan loop je het risico dat klanten uiteindelijk afhaken en vertrekken naar een concurrent die wél een vlotte, digitale ervaring biedt.
🔹 Voorbeeld: Een B2B-bedrijf met een webshop dat geen functionaliteit biedt aan vaste klanten om bestellingen automatisch op te laden vanuit hun eigen systeem, verliest terrein. Er zijn heel wat digitale oplossingen om zowel klanten (of dealers) een aangename klantenervaring te verlenen. Hierdoor vergroot de klantenloyaliteit zienderogen en win je marktaandeel.
Wat is de volgende stap?
Als je één van deze signalen herkent, is het tijd om na te denken over een geautomatiseerde oplossing. Maar dat betekent niet dat je meteen een gigantisch project moet opstarten. Integendeel! Begin klein maar evolueer snel.
Begin met:
- Een analyse waar echt verbetering wenselijk is
- Het definiëren van de knelpunten en prioriteiten (probeer zeker niet alles tegelijk te doen)
- Een kleine eerste stap, zoals een MVP (Minimum Viable Product), om de impact te testen
